伝言メモの書き方

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    こんにちは。

    神戸市西区西神南 セリオ2F ハロー!パソコン教室セリオ西神南校

    教室インストラクターのRMです。

     

    社会人1年生の復習、電話編の続きです。

     

    〇伝言メモの書き方
    電話応対に欠かせないのが、伝言メモです。

    例えば、上司が不在の時に電話がかかってきたとします。


    来週26日1時にお会いする約束担っていたのですが、
    実は急な用事が入ってしまって
    予定を変更していただきたいのです。
    その日であれば、夕方4時以降であれば大丈夫です。
    翌日27日なら午前中がありがたいのですが。


    Aさんのメモ
    〇〇部長様
    KY工業〇〇様より電話あり。
    「来週26日13時の約束を変更したい」
    とのこと。
    26日16時以降もしくは27日午前中が
    ありがたいとのことでした。

    〇〇部長
    これは、いつ受けた電話だろう…
    確認したいことがあるけど、誰が受けたかわからない(;´・ω・)


    不安になります。


    先輩のメモ
    〇〇部長様
    KY工業〇〇様より電話あり。
    「来週26日13時の約束を変更したい」
    とのこと。
    26日16時以降もしくは27日午前中が
    ありがたいとのことでした。
     
     KY工業 〇〇様 TEL 00-0000-0000

             4/20 15:25 受・〇〇


    ちょっとした心配りで、伝言メモを渡した相手は
    すぐにアクションがとれるようになります。
    後のことを考えて、伝言メモを書くようにしましょうφ(..)

    伝言メモは目立つ場所に貼ること


    伝言方法
    ・伝言メモ
    ・ボイスメール
    ・電子メール
    ・携帯電話
    など


    緊急の場合
    携帯電話に連絡するなど、臨機応変の対応が必要


    ボイスメールやeメールは、相手が確認しなければ意味がありません。
    状況に応じて、
    伝言内容を速やかに、間違いなく相手に伝えることが大切なのです。

     

     

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      • 2019.12.10 Tuesday
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